Poslovna komunikacija: principi i karakteristike

Poslovna komunikacija je komunikativni proces u različitim poslovnim oblastima, usljed kojeg se informacije, aktivnosti i iskustvo prenose između njegovih sudionika u cilju pronalaženja rješenja za određena pitanja i postizanja potrebnih rezultata.

Definicija

Poslovnu komunikaciju, za razliku od svakodnevne, karakteriziraju upravo postavljeni zadaci i traženje njihovog rješenja. Ovaj koncept ima specifične karakteristike i karakteristike.

• Poslovna komunikacija nije poseban proces, već dio zajedničke interakcije među ljudima. Dakle, organizuje upravo ovu aktivnost.
• Sadržaj razgovora određen je predmetom komunikacije. Subjekti mogu kreirati neku vrstu usluga (na primjer, reklamne ili ekonomske); raspravljati o važnom problemu (političkom, naučnom i drugom); proizvoditi ovaj ili onaj proizvod, razvijati projekte, praviti planove za budući rad, dijeliti iskustvo.
• U poslovnoj komunikaciji, subjekti (potčinjeni i šefovi) utiču jedni na druge koristeći različite vrste (uvjeravanja, sugestije i dr.).
• Ova komunikacija se zasniva na skupu znanja i sposobnosti njenih učesnika. U toku razgovora dolazi ne samo do sticanja, već i razvoja ovog znanja. Dakle, zahvaljujući poslovnoj interakciji povećava se profesionalna kompetencija svakog zaposlenog.
• Poslovna interakcija je određena moralnim standardima, poslovnom tradicijom institucije, statusnim okvirom i kodeksom.

Kodeks u ovoj oblasti znači pravila koja uključuju nekoliko principa.

• Kooperativnost, odnosno davanje neophodnog doprinosa svakog zaposlenog.
• Dovoljnost informacija. Nema potrebe da ćutite, ali ni monolog ne treba da razvlačite.
• Kvalitet informacija koji podrazumijeva iskrenost.
• Ekspeditivnost. Najvažnije je pridržavati se zadanog smjera razgovora, bez odstupanja od njega.
• Uvjerljivost argumenata.
• Uljudnost. Nedostatak omalovažavajućeg tona i sarkastičnih opaski na račun ostalih zaposlenih.
• Sposobnost slušanja i razumijevanja misli sagovornika, uzimajući u obzir njegove individualne karakteristike. Ovo je neophodno kako bi se spriječila moguća konfliktna situacija.
• Sposobnost jasnog i konciznog izražavanja svojih misli. Svaki učesnik u poslovnoj komunikaciji mora razviti ispravan govor, koji će pomoći pravilnom postavljanju akcenta uz pomoć intonacije.
• Sposobnost prihvatanja kritike i otklanjanja nedostataka u radu.

Važno je pravilno uspostaviti vrstu komunikacije kako bi se postigao bolji rezultat. Ove norme moraju biti dogovorene između svih subjekata radi njihovog naknadnog poštovanja.

Specifičnost

Šta je glavni zadatak?

Poslovna komunikacija postoji u svrhu organizovanja plodonosnih odnosa između zaposlenih i upravljanja ovom zajedničkom aktivnošću.

Ova vrsta komunikacije dizajnirana je za obavljanje tri funkcije:

• komunikativna, što znači da učesnici u razgovoru međusobno razmjenjuju informacije;
• interaktivni, gde pored razmene informacija postoji i razmena akcija;
• perceptivni, u kojem se učesnici upoznaju i dogovaraju.

Proces poslovne komunikacije zasniva se na principima koji su temelj uspješne saradnje.

• Princip interpersonalnog. Uprkos činjenici da je komunikacija u poslovnoj sferi usmjerena, prije svega, na rješavanje određenih problema, na ovaj ili onaj način to je međuljudski kontakt između ljudi. Lične kvalitete svakog zaposlenog, odnos zaposlenih jednih prema drugima neraskidivo su povezani sa njihovim zajedničkim aktivnostima.
• Princip svrsishodnosti. Poslovna komunikacija uvijek ima krajnji cilj. Ali uz otvoreni cilj (pronalaženje rješenja za problem), mogu postojati i lični ciljevi za svakog učesnika u razgovoru. Na primjer, zaposleni čita izvještaj na zadatu temu, ali želi i da se „pokaže inteligencijom i elokvencijom“ pred kolegama.
• Princip kontinuiteta. Poslovni kontakti u okviru zajedničkih aktivnosti ostvaruju se kontinuirano. Informacije sa jednog zaposlenog na drugog se prenose čak i neverbalno, svi elementi ponašanja su značajni. Čak i tišina govori mnogo. Važno je pratiti reakcije učesnika u razgovoru kako bi se pročitale i eksplicitne i skrivene poruke.
• Princip multidimenzionalnosti. U poslovnoj komunikaciji se ne odvija samo razmena informacija, već i regulisanje odnosa. Emocionalne reakcije na sagovornika mogu biti pozitivne i negativne.

Ako neko usputno kaže "drago mi je da te vidim", a ne gleda u oči sagovornika, a na licu će biti izražena samo nepristrasnost, onda se ovaj gest može smatrati samo pridržavanjem pravila poslovnog bontona, ne više.

Postoje principi koji su moralne prirode i sastavni su dio poslovne komunikacije.

• Princip pristojnosti. Svaka osoba mora postupati u skladu sa svojim uvjerenjima, inače će izgledati neiskreno. U poslovnoj sferi važno je održati data obećanja, pomoći kolegama, a da ih ne ostavimo u teškoj situaciji.
• Princip odgovornosti. Svaki zaposleni treba da bude svjestan odgovornosti koje su mu dodijeljene i da se s njima nosi, a da ne iznevjeri ni menadžera, ni kolege, ni organizaciju u cjelini.
• Načelo pravde. To je posebno važno za lidera. Ne možete imati predrasude prema zaposlenima i na osnovu toga stvarati mišljenje o njihovom radu. Takva procjena je a priori pristrasna. Važno je saslušati i prihvatiti bilo koju drugu poziciju. To govori, prije svega, o poštovanju svih poslovnih partnera.

Nacionalne osobine

Svaka zemlja ima svoje posebnosti bontona, koje zavise od mentaliteta ljudi. Naravno, postoje norme koje su univerzalne za sve zemlje, na primjer, rukovanje na poslovnom sastanku i tokom uspješnih pregovora. Ali apel na nepoznate ljude ili na vođu po imenu i patronimu karakterističan je samo za Rusiju. Ruski narod ima posebne karakteristike poslovnog bontona.

• U Rusiji se cijene tačni ljudi, stoga, kašnjenje jednog od partnera za pregovore, čak i od pet minuta, može poremetiti planirani dogovor. Na kraju krajeva, kašnjenje se smatra nepoštovanjem, posebno kada je u pitanju posao. Ovo pravilo se jasno vidi u frazeološkoj jedinici "vrijeme je novac", koja govori o tome kako ruski biznismeni cijene svaki minut.
• Poslovni bonton se proteže i na odjeću. U ozbiljnoj kompaniji postoje visoki zahtjevi za izgledom: mora biti strog (kratke suknje ili haljine, kao i cipele s visokom potpeticom su neprihvatljive).

Po tome se ruski poslovni bonton razlikuje, na primjer, od američkog, gdje zaposlenik može kombinirati svečano odijelo sa patikama. U Rusiji nijedna druga obuća, osim čizama, nije neprihvatljiva na poslu. I cipele moraju biti uglačane u isto vrijeme.

Poslovni odnosi u Rusiji su nemogući bez poštivanje pravila govornog bontona. Ovo se posebno odnosi na sposobnost slušanja. Trebalo bi da saslušate protivnika, a tek onda da se izrazite. Prilikom čitanja čak i najdosadnijeg izvještaja, neko od zaposlenih mora se nužno pretvarati da je zainteresiran, inače će nepažnju drugi smatrati nepoštovanjem kolege.

U ruskoj poslovnoj sferi shvataju veoma ozbiljno čuvanje poslovnih tajni. Ako neko od zaposlenih "procuri" ovu ili onu tajnu svoje organizacije, njegova reputacija će biti nepopravljivo narušena. Odavanje tajni prijeti otpuštanjem.

Ako u Rusiji predstoje poslovni pregovori sa važnom delegacijom, onda se svi zaposleni temeljito pripremaju za njen dolazak. Poslovni sastanak završava se švedskim stolom, što svedoči o gostoprimstvu ruskog naroda. A širina prijema direktno ovisi o važnosti gostiju.

Subordinacija Važno je pravilo poslovnog bontona u Rusiji. Postoji stroga linija između šefa i podređenog, koja ne toleriše bilo kakvu familijarnost. Menadžer se ne bi trebao šaliti na račun svojih zaposlenih, kao što zaposleni treba da se prema šefu odnose s poštovanjem.

Žene i muškarci rade ravnopravno u poslu, nikakve privilegije se ne daju nijednom spolu. Isto važi i za razlike u godinama. Događa se da je vođa mlađi od nekih svojih podređenih, ali to ne znači da se prema njemu trebaju ponašati nepoštovano i prezirno.

Ovo su pravila poslovnih odnosa u Rusiji. Što se tiče drugih zemalja, one imaju osebujne i zanimljive karakteristike bontona, koje se razlikuju od onih na koje je ruski narod navikao.

• U americi, na primjer, poslovna komunikacija je tečnija. Prilikom susreta zaposleni mogu razgovarati o apstraktnim temama koje nisu vezane za posao, dok se međusobno nazivaju samo po imenu. Proslava uspješnog posla može se pretvoriti u izlet u prirodu ili ljetovalište.
• Britanci ne pripremaju se previše temeljno za predstojeće poslovne pregovore, jer smatraju da se samo u živom razgovoru može pronaći pravo rješenje. Ovi ljudi su suzdržani u ponašanju, a njeguju svoje titule i titule. Britanci se ne poklanjaju nakon poslovnih pregovora, ali neće odbiti zajednički odlazak u restoran.
• U Njemačkoj poslovni odnosi podliježu strogim kanonima. Neprihvatljivo je obraćanje protivnika na "ti", kao i kasnjenje. Što se tiče izgleda, osim odijela s kravatom, za muškarce je isključen drugi oblik odjeće. U tom slučaju ne možete ni otkopčati dugme na kragni košulje. Nijemci se savjesno pripremaju za poslovne pregovore. Oni vole da zakazuju svaku tačku razgovora, sa fokusom na dokumentaciju. Ugovor jasno sadrži klauzule o kršenju određenih obaveza, kao i naknadne novčane kazne.

Poziv za posjetu njemačkog službenika govori o njegovom bezgraničnom poštovanju. U ovom slučaju ne smijete zaboraviti kupiti poklon za porodicu (na primjer, za ženu i dijete), to je tradicija u Njemačkoj.

U Francuskoj nema posebne hir u vezi tačnosti. Naravno, niko ne voli da kasni, ali Francuzi su im lojalniji. Pri tome je bitno ko je, prema službenom statusu, pokojni zaposlenik. Ako se radi o nadređenoj osobi, onda se njegova netačnost neće doživljavati kao lična uvreda ili nepoštovanje. U poslovnim pregovorima Francuzi cijene lijep način govora i zanimljivo iznošenje misli. Što se tiče poklona - oni nisu zabranjeni. Ali preporučljivo je donirati nešto intelektualno, na primjer, izdavanje knjige.

Italijani dovoljno temperamentan i navikao da otvoreno izražava svoja osećanja. Stoga se pri susretu sa zaposlenima aktivno pa čak i dugo rukovanje ne smatra kršenjem poslovnog bontona. Uzdržanost tokom pregovora je nekarakteristična za Italijane. Odlikuje ih glasan govor i aktivna gestikulacija. Ali zahtjevi za izgledom su strogi - odjeća treba biti elegantna, i to ne samo na poslovnom sastanku, već iu svakodnevnom životu.

Španjolci ne smatrajte da kasnite u lošem ukusu. Dugo imaju poslovne sastanke, ponekad čak i razgovor može krenuti u drugom pravcu. Zaposleni često pozivaju jedni druge u posjetu. Pokloni su prihvatljivi.

Poslovni odnos u Kini zasnivaju se na strogom poštovanju pravila tačnosti. Prilikom susreta, partneri se klanjaju jedno drugom ili rukuju. Pokloni na sastanku ne samo da nisu zabranjeni, već se smatraju i normom. U ovom slučaju, predstavljanje prezentacije prati originalan ritual - prvo zaposleni mora odbiti poklon, ali ako kolega insistira, ipak ga prihvati. Što se tiče samih pregovora, oni se odvijaju u prijateljskoj atmosferi, ali mogu trajati dugo.

Prilikom sastanka u Japanu zaposleni se nisko klanjaju jedni drugima (rjeđe se rukuju). Ne možete dirati poslovne partnere po ramenu niti ih zvati imenom prilikom sastanka. Tačnost je nepokolebljivo pravilo u Japanu. Pregovori se odvijaju uzdržano i "do tačke". Japanci su škrti na emocijama, ali su veoma skrupulozni pri sklapanju posla, pa se uvek mnogo pitaju.

U vezi Indija, onda je pri susretu sa muškarcem običaj da se rukuje sa njim, a ženi da se pokloni sklopljenih ruku na grudima. Kašnjenje na poslovne sastanke smatra se lošom formom, pa su u tom pogledu Indijci uvijek tačni. Sam sastanak uvijek se odvija u prijateljskoj atmosferi. Pozivi u posjetu su uobičajeni u Indiji i smatraju se znakom poštovanja.

U Turskoj velika pažnja se poklanja izgledu poslovnih partnera. U pregovorima se ne isključuju tenderi, pa u početku cijene sa zahtjevima mogu biti precijenjene. Prilikom pozivanja Turaka u posjetu, poštuju se i pravila, na primjer, cipele se moraju skinuti prije ulaska u kuću. Bolje je pokloniti nešto od slatkiša ili cvijeća.

U vezi istočne zemlje, nije uobičajeno da se kasni na poslovne sastanke. Sami pregovori su živahni i intenzivni, može se nazirati nekoliko tema odjednom, važno je pratiti razvoj razmišljanja partnera. Zanimljiva karakteristika je da se odbačeno u poslovnoj komunikaciji smatra držanjem bez poštovanja. Davanje poklona muslimanima nije zabranjeno - bolje je da to bude neka vrsta srebrnog proizvoda, originalna olovka ili set porculanskog posuđa.

Latinoamerikanci cijeniti tačnost i strog izgled (odijelo i kravata). Prilikom susreta ograničavaju se na rukovanje, ali na sljedećem sastanku možete zagrliti poslovnog partnera, pa čak i poljubiti u obraz. Latinoamerikanci vole poklone, posebno u lijepoj ambalaži.

Poznavanje ovih pravila je neophodno jer će pomoći u izgradnji međunarodnih poslovnih odnosa. Svaki od zaposlenih mora poštovati različite oblike komunikacije koji su prihvaćeni u kulturi određene zemlje.

Etički standardi i prakse

Umjetnost poslovne komunikacije podliježe etičkim standardima. Njih se moraju pridržavati i šef organizacije i podređeni.

Za šefa

One su sljedeće.

• Važno je da se organizacija može pohvaliti zbijenim timom, što se postiže marljivošću vođe. On mora stvoriti ugodno okruženje za zaposlene i prema svakom od njih se odnositi s poštovanjem.
• Važno je blagovremeno pomoći zaposlenima u realizaciji određenih zadataka. Ako se zadatak obavlja u lošoj namjeri, ne biste trebali odmah kritizirati podređenog, fokusirajući se na njegove nedostatke. Možda zaposlenik nije u potpunosti razumio suštinu naloga. Trebalo bi razumjeti razloge.
• Ukoliko nalog nije ispunjen, rukovodilac mora dati odgovarajuću primedbu zaposlenom, to je u okviru etičkog standarda poslovne komunikacije. Istovremeno, bolje je da šef govori jedan na jedan, kako se ne bi javno narušilo dostojanstvo zaposlenog.

Prilikom kritikovanja ne smije se "osobititi", jer u suprotnom postoji opasnost da se uvrijedi podređeni i izazove sukob. Prilikom kritiziranja bolje je koristiti metodu "sendvič", koja se sastoji u tome da se prvo izgovara kompliment, zatim primjedba, pa opet kompliment.

Za menadžera je važno da bude pošten - da ohrabri i nagradi zaposlenog za bilo koju zaslugu, ne samo financijsku, već i moralnu (na primjer, javno pohvaliti ili dati primjer drugima).

Da biste izbjegli komunikacijske barijere, morate vjerovati svom timu, a važno je da tim vjeruje i vođi. Stoga iz poslovne interakcije treba isključiti sve vrste manipulacija i drugih nepoštenih oblika uticaja na osobu.

Šef mora biti u mogućnosti da situaciono bira oblik naloga. Na primjer, naredbe treba koristiti u ekstremnim situacijama, kao i za jednog ili drugog beskrupuloznog zaposlenika.

Zahtjevi su više pouzdani administrativni oblici. Ovdje zaposleni ima pravo da izrazi svoje mišljenje o zadatku. Naredba može zvučati u obliku pitanja, što će zauzvrat navesti jednog od podređenih da preuzme ovo naređenje.

Ponekad menadžer traži volontera koji će mu dati zadatak. Ovdje je prikladno pitati ko želi da preuzme ovaj posao. Ako niko od zaposlenih ne preuzme inicijativu, tada se oblik naloga mijenja, na primjer, u zahtjev ili nalog.

Za podređene

Razlikuju se sljedeće norme.

• U izražavanju svog mišljenja menadžeru bitni su takt i ljubaznost. Komandovanje i nametanje svog položaja je isključeno.
• Vođa mora biti svjestan svih radosnih ili neugodnih kolektivnih događaja, pa ga podređeni o njima obavještavaju.
• Niko ne voli ulizice, pa se stalno pristajanje na šefa kuhinje može smatrati neispravnim, a odnos s njim će se samo pogoršavati. Istovremeno, ne treba ići u krajnosti i biti previše kategoričan. Večna odbijanja neće garantovati dobru reputaciju.
• Ako podređenom treba pomoć i savjet rukovodstva, onda se za to trebate obratiti direktno svom šefu, a ne nadređenom. U suprotnom postoji rizik da vaš menadžer postane nekompetentan, što će negativno uticati na njegov autoritet.
• Ako menadžer da odgovoran zadatak nekom od svojih podređenih, tada zaposleni mora razgovarati o "slobodi djelovanja" koja mu je data i koja prava ima u ovom slučaju.

Etička tehnologija komunikacije između kolega

Morate znati sljedeće.

• Važno je biti prijateljski nastrojen prema svim članovima organizacije. Uprkos konkurenciji, zaposleni su jedan zajednički tim.
• U poslovnom odnosu netaktična lična pitanja su neprihvatljiva. Ako zaposleni ima problema, može sam tražiti savjet, ne možete mu nametati svoje mišljenje.
• Kada imate posla sa kolegama, nemojte se pretvarati da ste neko ko niste. Ako se razgovor pretvori u kanal u kojem je neko od zaposlenika nekompetentan, nema smisla pokušavati blistati svojim umom, postoji rizik da se izložite u lošem svjetlu.
• Kolege se moraju oslovljavati imenom ili imenom i patronimom (u zavisnosti od starosti i stepena poznavanja određenog zaposlenog).
• Kada se radi sa zaposlenima u poslu, isključene su bilo kakve pristrasnosti i predrasude. Stoga ne treba slušati tračeve o kolegama i, štoviše, ne treba ih sami širiti.
• Možete izraziti simpatiju prema određenom zaposleniku uz pomoć neverbalne komunikacije - pogledom, gestom. Dovoljno je samo mu se nasmiješiti, a da ne skrene pogled.

Neetično je koristiti zaposlenog kao sredstvo za postizanje sebičnog cilja. Isto tako, ne možete "zamjenjivati" zaposlenog da biste dobili beneficiju. Kao što znate, "kopati rupu za drugog" je uvijek pogrešna odluka.

Ako je vođa dao grupni zadatak, trebali biste odvojiti vlastite odgovornosti od odgovornosti kolege tako da se ne preklapaju. Ako je teško to učiniti sami, možete zamoliti svog šefa za pomoć.

Trebali biste biti svjesni svoje odgovornosti za obavljanje zajedničkog zadatka, a u slučaju neuspjeha nemojte kriviti svoje kolege.

Vrste i forme

Poslovna komunikacija se dijeli na nekoliko tipova, među kojima postoji korelacija.

• Verbalno, odnosno jezička interakcija. Komunikacija se odvija uz pomoć govora, formularskih izraza, stabilnih konstrukcija, frazeoloških obrta svojstvenih poslovnoj sferi.
• Neverbalno, tj. nejezička interakcija. Komunikacija se odvija pomoću gesta, položaja, pogleda. Neverbalni znakovi prenose osjećaje i emocije.

Postoji nekoliko vrsta poslovne komunikacije.

• Razgovor, kada zaposleni međusobno razmjenjuju informacije i izražavaju mišljenja o određenom pitanju ili problemu. Obično razgovor prethodi ili je dio pregovora. Ovo je najčešći oblik interakcije. Vođa može razgovarati sa podređenima i kolegama. Razgovor ne zahtijeva uvijek formalno okruženje.
• Negotiation. Izvode se u svrhu sklapanja određene transakcije, ugovora ili sporazuma između zainteresiranih strana (to mogu biti i partneri i konkurenti). Za pregovore nije uvijek potreban lični sastanak, ponekad se možete ograničiti na prepisku ili telefonski poziv.
• Spor. U ovom obliku usmene komunikacije, mišljenja se sukobljavaju o bilo kojem pitanju. Ovo je svojevrsna borba između različitih gledišta i odbrane svoje pozicije. Oblici spora su spor, diskusija, polemika i dr.
• Sastanak. Ovaj oblik interakcije u timu ima za cilj raspravu o pitanjima u kojima učestvuju stručnjaci.
• Javno nastupanje. Po pravilu, ovo je dio masovnog događaja, gdje govornik izlaže svoj izvještaj na zadatu temu. Ovaj oblik poslovne komunikacije karakteriše vremensko ograničenje, a važne su i govorničke sposobnosti govornika.
• Prepiska. Sadrži sljedeće dokumente: pismo, zahtjev, obavještenje, obavijest, e-mail, potvrdu i drugo.

U nekom obliku poslovne komunikacije (na primjer, pregovori ili sastanak) mogu se koristiti različita sredstva komunikacije, na primjer, telefon, e-mail ili skype. Ovo su brze i pristupačne tehnologije koje pomažu zaposlenima da na daljinu sklapaju poslove i razgovaraju o važnim pitanjima. Ali kada pribjegavamo ovim sredstvima, ne smijemo zaboraviti na posebnosti etiketa: biti pristojan i kompetentan.

Ako je na međunarodnom poslovnom sastanku prisutan prevodilac, onda će komunikacija sa stranim partnerom imati svoje karakteristike:

• govor treba da bude spor, bolje je da rečenice budu kratke;
• treba isključiti upotrebu nagoveštaja, nacionalnih šala i izraza koje je teško prevesti na drugi jezik;
• idealno, prevodilac bi trebao biti svjestan glavnih aspekata razgovora čak i prije nego što počne, kako bi mu bilo lakše navigirati.

Kako postići određeni nivo samopouzdanja?

Poslovna međuljudska komunikacija će biti uspješna ako se tokom razgovora postigne povjerenje. Nekoliko stvari doprinosi povećanju nivoa samopouzdanja.

• Prijateljski stav. Napeta atmosfera na poslu postaće ozbiljna prepreka za uspostavljanje odnosa poverenja sa poslovnim partnerom.
• Kompetentnost sagovornika u pitanjima o kojima se raspravlja. Uz lošu orijentaciju u temi, zaposlenik može ostaviti pogrešan utisak, a povjerenje se gubi ne samo u njega, već i u organizaciju u cjelini. Važno je znati odgovoriti na sva pitanja kako protivnici ne bi imali sumnje u saradnju.
• Ispravan govor, jasna prezentacija vaših misli. Riječi se moraju razumjeti, bolje je govoriti nedvosmislenim frazama koje se mogu protumačiti drugačije od predviđenog.
• Otvorena demonstracija svake namjere. Komunikacija mora biti pouzdana bez ikakvih ometajućih manevara, inače sagovornici neće vjerovati jedni drugima.

Tokom poslovnog razgovora, vrijedi odustati od negativnih izjava o sagovorniku, kao i ublažiti vlastito samopoštovanje. Kada komunicirate, možete braniti svoja uvjerenja, ali ne zaboravite da i druga strana ima svoj stav, koji se mora uzeti u obzir.

Poznavanje vještina povjerljive komunikacije neophodno je za uspješno sklapanje transakcija i formiranje dugoročne saradnje između organizacija.

Prevencija stresa

U poslovnoj komunikaciji nisu isključene ni stresne situacije. Stres pomaže nervnom sistemu da se odbrani od podražaja. Stres u ovoj oblasti može nastati zbog:

• nedosljednost zahtjeva;
• nerazumijevanje njihove uloge uključenosti u zajednički cilj (šta je zapravo „moja uloga“ i „moj doprinos“);
• apatija za aktivnost (nezanimljiv rad je izvor hroničnog nervnog stanja);
• vanjski faktori koji ometaju plodan rad (to mogu biti buka, hladnoća i drugi neugodni uvjeti koji ometaju koncentraciju);
• veliki obim posla;
• strah od greške, uništavanja reputacije, manje korisnosti od svih ostalih zaposlenih.

Stres obično nastaje iz radnog sukoba između učesnika u poslovnoj komunikaciji. Postoje posebne taktike i za menadžera i za podređene. Dizajniran je da spriječi nervna stanja i istovremeno postigne efikasan rezultat.

Lideru je potrebno:

• pokušajte precizno procijeniti svoje podređene, dati im zadatke srazmjerne nivou složenosti njihovih sposobnosti;
• da se ne nervira kada zaposlenik odbije izvršiti određeni zadatak, bilo bi svrsishodnije razgovarati s njim o razlogu odbijanja;

neophodno je jasno definisati funkcije i ovlašćenja svakog zaposlenog kako bi se sprečili mogući sukobi;

ne zaboravite na kompromise, izvinjenja, ustupke. Ironiju i sarkazam prema podređenima treba napustiti;

nije potrebno pridržavati se istog stila rukovođenja, on mora biti odgovarajući, a treba uzeti u obzir karakteristike zaposlenih;

kritika podređenog mora biti konstruktivna, ni u kom slučaju ga ne smijete ponižavati ili dovoditi u pitanje njegove lične kvalitete;

morate imati odnos povjerenja sa zaposlenima i podržati njihovu inicijativu. Postoje dokazi iz američke studije da su podređeni manje patili od bolesti ako su osjećali da ih šef podržava kada su nervozni.

Važno je zaposlenima pružiti emocionalnu relaksaciju, treba da se odmore, oslobode nagomilanog stresa.

Podređenima je potrebno:

• u slučaju nezadovoljstva uslovima rada i platama, potrebno je prvo procijeniti da li će organizacija moći poboljšati ove parametre, vrijedno je razgovarati o ovom problemu sa menadžerom. Istovremeno, važno je da monolog ne liči na pritužbu ili optužbe. Glavno je postići rješenje problema, a ne zaoštravanje međuljudskih odnosa;
• ako ste preopterećeni poslom, ne biste trebali preuzimati dodatne zadatke, ponekad morate moći odbiti. Glavna stvar je da odbijanje ne izgleda oštro, važno je jasno staviti do znanja da možete izvršiti novi zadatak ako ste oslobođeni nekoliko postojećih dužnosti;
• ako redoslijed nije jasan, nemojte se bojati tražiti pojašnjenje. Ovo će vas osloboditi nepotrebnog stresa kada dovršavate zadatak koji nije potpuno jasan;
• bolje je izbaciti negativne emocije u prihvatljivom obliku. Ne bi trebalo da se sukobljavate sa šefom ili kolegama, bolje je da pocepate stari papir, a na slobodan dan se bavite aktivnim sportom (fudbal, tenis) ili posetite fitnes salu. Ovo su pametniji izvori besa;
• ako je posao previše stresan, s vremena na vrijeme vrijedi napraviti pauzu. Deset do petnaest minuta u toku dana za opuštanje je dovoljno da posao bude produktivan;

bolje je planirati svoje aktivnosti unaprijed, uključujući planove za vanredne situacije u slučaju neuspjeha. Odsutnost može izazvati stres, a uz dodatni plan možete se izolovati od nepotrebnih živaca;

kada pregovarate, bolje je pažljivo razmotriti strategiju, uključujući i protivnikove prigovore, kako biste brzo kretali kroz dijalog. Postoji zakon u psihologiji - ako ste podsvjesno spremni na negativan ishod i mentalno ga doživite, onda, ako u stvarnosti dođe do neuspjeha, lakše ćete se nositi s njim;

vrijedi razlikovati radne odnose od ličnih. Događa se da rođaci ili supružnici rade u istoj organizaciji, pa je u ovom slučaju bolje unaprijed dogovoriti poštivanje poslovnog bontona.

Bolje je spriječiti stres nego se nositi s njim. Slijedeći ove smjernice u poslovnim odnosima sa kolegama i menadžmentom, možete djelotvorno raditi uz očuvanje mira.

Faktori poboljšanja efikasnosti

Poznavanje poslovnog bontona samo je pola bitke. Takođe je važno znati kako možete poboljšati efikasnost ove ili one vrste poslovne komunikacije. Glavni faktori koji doprinose uspjehu timskog rada.

• Menadžer treba da stvori povoljne uslove da zaposlenima bude prijatno razgovarati o određenim problemima. Takvo okruženje će doprinijeti razvoju prijateljskih odnosa u timu.
• Važno je organizovati sastanak na vrijeme, a važno je da osoblje bude spremno za njega.
• Kako bi se izbjegle konfliktne situacije (kritike, pritužbe, prigovori jedni drugima), menadžer mora stvoriti opuštenu, ali radnu atmosferu. Važno je da se svaki učesnik u procesu osjeća značajnim. Ali ovdje je glavna stvar ne pretjerivati ​​s lakoćom, inače će poslovni sastanak ličiti na sastanak prijatelja.
• Obavezno vodite evidenciju. Menadžer može u bilježnicu zabilježiti konkretne prijedloge i ko je te prijedloge iznio. Tokom sastanka će se prikupiti potrebne informacije u pisanoj formi, koje se kasnije mogu primijeniti u toku rada.

Svaki zaposleni mora biti uključen u proces. Svi su dužni da se izjasne, a bolje je dati riječ od mlađih službenika do starijih. Neiskusni radnici neće imati osjećaj straha da govore nakon iznošenja mišljenja uprave, pa je bolje da im prvo date riječ.

Vođa mora uzeti u obzir mišljenje svakog člana grupe. Ako je mišljenje pogrešno, onda ima smisla razumjeti razlog za ovaj položaj, inače ga zaposlenik neće promijeniti.

I najbolje je izbjeći glasanje. Dakle, poslovna komunikacija, uzimajući u obzir ove faktore, neće biti samo ispravna, već i efikasna.

Memorandum za svaki dan: ključne poruke

Za uspješnu interakciju između zaposlenika potrebno je naučiti osnovna pravila svakodnevnog poslovnog bontona. I oni su dužni da se odnose na svakog čoveka, a ne samo na gazdu. Prisustvo stabilnih, standardnih formula sastavni su dio izgradnje kolektivnih odnosa na svakom poslu.

Komunikacija na poslovnom sastanku je sljedeća:

• prvo je pozdrav. Muškarci bi trebali prvi pozdraviti žene, a oni mlađi po godinama ili statusu trebaju pozdraviti starije generacije ili vođe;
• da biste se upoznali, morate se predstaviti. Obično ovaj dijagram izgleda kao "Zdravo, ja (ime), drago mi je da smo se upoznali";
• pozdrav se može upotpuniti poslovnim komplimentom (ovo nije pohvala ili laskanje) kako bi se pridobio sagovornik;
• da bi poslovni razgovor prošao dobro, morate biti spremni za njega i razmisliti o svom govoru. Važno je da postoji atmosfera poverenja i prijateljstva;
• nakon što se nađe rješenje, poslovni sastanak mora biti završen. Glavno je da se ne treba zauvek opraštati, bolje je nagovestiti sagovorniku nastavak dalje saradnje.

U poslovnoj sferi mogu postojati situacije čestitki povodom određenog praznika (od državnih do ličnih). Ove ljubaznosti se mogu izraziti i usmeno i pismeno, pri čemu je čestitka veće vrijednosti.

Ako je zaposlenik izgubio voljenu osobu ili je neko iz njegovog okruženja bolestan, važno je u ovoj situaciji izraziti saučešće. Ali oblik pokazivanja simpatije trebao bi biti skroman. Važno je uzeti u obzir emocionalne reakcije muškaraca i žena. Muškarac treba da saoseća sa nekoliko reči, rukovanjem ili saosećajnim dodirom ramena. Za ženu je važno da pita šta se desilo i sasluša je.

Što se tiče govornih formi kojima možete izraziti simpatiju, optimalan oblik bi bio izraz: "Suosjećam s tobom", "Suosjećam s tobom" ili "Žao mi je". Možete se obratiti otvorenijim formama, na primjer: „Kako se to dogodilo?? " "Kako vam mogu pomoći? "Ili" Kako se sada osjećaš?? "

Ova pravila morate znati kako poslovna komunikacija ne bi išla dalje od toga, ne bi izazvala konfliktne situacije.

Posjedovanje ovih vještina pomoći će zaposleniku da zavrijedi poštovanje kolega i šefa, a potom i napreduje na ljestvici karijere. Stoga će svakodnevno praćenje ovih pravila pomoći u izgradnji uspješnih odnosa na radnom mjestu.

U sljedećem videu otkrit ćete tajne komunikacije Radislava Gandapasa.