Etiketa poslovnog dopisivanja

Službena prepiska je vrlo poseban žanr koji morate savladati ako namjeravate da se popnete na ljestvici karijere. Dobre vještine poslovnog pisanja služit će vam vjerno: pomoći će vam u komunikaciji sa podređenima, šefovima i partnerima, te će naglasiti vaše obrazovanje i izglede. Stil komunikacije treba da bude suzdržan, fokusiran, bez odstupanja od zadate teme.

Osobine poslovne komunikacije

Svaka komunikacija: i lična i pismena - to je interakcija sa ljudima u cilju razmjene informacija, impresioniranja, pregovaranja. Ništa ljudsko nije nam strano, ponekad dajemo oduška emocijama, ali u poslovnoj sferi ne bi trebalo biti mjesta za nasilno ispoljavanje naših osjećaja, karakternih osobina i temperamenta.

Nemoguće je zamisliti predsjednike različitih zemalja kako pjevaju pjesme, smiju se naglas ili izražavaju ličnu nesklonost na međunarodnom skupu. Eto čemu služi bonton, da naš život učinimo što udobnijim i uređenijim.

Važna karakteristika poslovne komunikacije je da se ne može prekinuti usred rečenice. Za svako pismo koje dobijete morate napisati odgovor, čak i ako to ne želite. Ako ste primili poziv, a niste imali vremena da podignete slušalicu, morate uzvratiti poziv. Naravno, komunikacija s nekim ljudima može biti neugodna. Zato je otpornost na stres na listi obaveznih kvaliteta menadžera.

Poslovni sastanak, telefonski razgovor ili poslovna prepiska putem e-maila svakako ima neku svrhu. Kao rezultat toga, strane moraju donijeti zaključke, razgovarati o projektu, dogovoriti strateško partnerstvo itd.

Pravila e-pošte

U pisanom govoru postoji možda čak i više ograničenja i konvencija nego u usmenom govoru. U direktnoj komunikaciji sa sagovornikom, na ličnom sastanku, možemo intonacijski naglasiti određenu činjenicu, razjasniti nešto ako nas sagovornik ne razumije. Ako se napravi greška u govoru, možemo je odmah ispraviti. Ali u službenom pismu moramo se izraziti što jasnije i jasnije kako riječi ne bi podrazumijevale dvostruko tumačenje.

Govorili su: „Papir će sve izdržati“, implicirajući da se čak i nepouzdane činjenice mogu napisati. Mišljenja smo da morate voditi poslovnu korespondenciju što je moguće poštenije. Inače, sada se šalje sve manje papirnih pisama. U osnovi, prosljeđuju se ugovori i druga dokumenta. U ovom slučaju, memorandum se koristi kao dokaz visokog statusa organizacije.

Danas se poslovna korespondencija u većini slučajeva odvija u virtuelnom prostoru i ima svoje karakteristike. Kada dijalog tek počinje, uobičajeno je napisati pozdrav prema bontonu, na primjer: „Zdravo, dragi Oleg Sergejeviču! ". A za naknadnu žalbu tokom radnog dana, pozdrav se može izostaviti.

Pismenost

Pisana komunikacija, uključujući e-poštu, zahtijeva pridržavanje jezičnih normi i besprijekornu pismenost. Uostalom, prepiska će otkriti vaše praznine pred obrazovanim sagovornikom. Stoga vam savjetujemo da provjerite što je napisano pomoću posebnih servisa ako niste sasvim sigurni u vlastito znanje.

Navedimo opšta pravila koja zahtijeva etika elektronske komunikacije. Oni su prilično jednostavni, ali mnogi ih, nažalost, zanemaruju:

• početak svake rečenice piše se velikim slovom;
• tačka se stavlja na kraj fraze kako bi značenje pročitanog bilo jasno;
• Korisno je koristiti listu s nabrajanjem ili brojevima da biste riješili problem i predložili rješenja
• radi jasnoće, dobro je koristiti tabele, grafikone, dijagrame;
• ne pokušavajte namjerno izgledati kao inteligentni, obrazovani sagovornik, ne komplicirajte jednostavne misli pretjeranim participativnim i priloškim frazama;
• što lakše izražavate svoje misli, to bolje;
• iako u svakodnevnom govoru kultura zahtijeva izbjegavanje žargona, u poslovnom okruženju profesionalni žargon i posuđivanje iz engleskog se danas smatraju dobrim (ali nemojte pretjerivati! ).

Vrste poslovnih pisama

Postoje sljedeće vrste poruka:

• promotivne ponude;
• zahvaljivanje;
• prateći;
• garancija;
• podsjetnici;
• upozorenja;
• prijedlozi saradnje.

Njihova struktura je skoro ista. Što se tiče jačine zvuka, dugačak tekst izgleda loše u telu slova. Bolje ga je urediti kao zaseban fajl i priložiti ga kao prilog. U ovom slučaju, u samom pismu, nakon pozdrava, potrebno je ukratko navesti o čemu se govori u priloženom fajlu.

Struktura slova (početak)

Osim općih pravila, važno je znati neke detalje poslovnog pisanja. Mi ćemo obezbijediti pravila koja će biti prikladna u velikoj većini slučajeva.

Početak e-poruke naziva se zaglavlje. Sadrži logo organizacije. Korisno je uvijek imati pri ruci (tj. na radnoj površini vašeg računara) predložak u koji se nalazi ovaj logotip.

Za razliku od offline komunikacije, moderna pravila vas ne obvezuju da pozdravite primatelja, a možete odmah, nazivajući ga imenom i patronimom, iznijeti suštinu stvari. Međutim, mnogi i dalje pišu na početku poruke: „Dobro jutro! ", "Zdravo! ", "Dobro veče! "ili" pozdrav ". I u ovome nema odstupanja od norme.

Zahtjevi za glavni dio pisma sugeriraju da upravo u njemu leži značenje prepiske. Podjela teksta na pasuse smatra se dobrom formom, znakom pažnje prema sagovorniku. U svakom odlomku navode jedan ili drugi aspekt teme i otkrivaju ga. Osim identifikacije problema, uobičajeno je da se predlažu načini za njegovo rješavanje. Da tako kažem, otkriti poslovnu ideju u malom.

Struktura pisma (zaključak)

U završnom dijelu poruke možete izraziti i formalna i više lična osjećanja. Općenito prihvaćena formulacija je "S poštovanjem...", "Srdačan pozdrav..."! ".

U ličnom potpisu obavezno je navesti prezime i ime (a u nekim krugovima i patronim). Trebalo bi da postoje i brojevi telefona koje možete pozvati: mobilni i uredski grad. Nedavno je u modi postao elektronski potpis sa logotipom kompanije.

Dodatni link na elektronski portal organizacije služi kao dodatno oglašavanje i u budućnosti može povećati promet ove stranice.

Kako poslati poslovnu poruku?

Većina kancelarijskih radnika drži veoma veliku arhivu pisama u svom sandučetu e-pošte. Kako se sagovornik ne bi zbunio u dugoj prepisci, preporučuje se da pošalje pismo u obliku odgovora. Kada pritisnete odgovarajući okvir na početku naslova, pojavljuje se engleska skraćenica "Re ...". Ovo je vrlo zgodno, jer će adresat odmah zapamtiti napredak korespondencije.

Možete sačuvati celu istoriju virtuelne komunikacije sa ovim sagovornikom, ili možete ostaviti samo poslednje ili najznačajnije citate. Savremeni poslovni bonton zahtijeva od vas da odgovorite dovoljno brzo. Uostalom, značajan dio dana provodimo za radnim računarom. Osim toga, pošta se može provjeriti i sa mobilnih uređaja.

Ako ste zabrinuti da li je pismo stiglo do primaoca, koristite zgodnu funkciju "Obavijest o prijemu", koja je dostupna na gotovo svim serverima pošte. Tako će vam biti jasno da je pismo pregledano.

Ako je poruka od posebne važnosti i hitnosti, tada je dozvoljeno napisati sms ili telefonirati da podsjetite na pismo.

Nepotrebno je reći da je brz odgovor na e-poštu dokaz vaše ozbiljnosti i mobilnosti u rješavanju poslovnih problema.

Da li nam trebaju marke

Među kreativnim ljudima, upotreba pečata nije prihvaćena i, štoviše, ismijana je i osuđena. Ali u poslovnoj korespondenciji pečati pomažu u odrazu standardnih situacija.

Korisno je nabaviti virtuelnu kasicu-prasicu fiksnih izraza i fraza. Zaista, strukturirana komunikacija, kancelarijski rad i rješavanje formalnih pitanja izgrađeni su na ovim klišeima. Na primjer, simpatija se izražava frazom "Nažalost, moramo vam reći...". Osjećaj zahvalnosti se ogleda u ovoj formuli dužnosti: "Hvala na vašem neprocjenjivom doprinosu...". I za kraj, radost: "Sa ponosom vas obaveštavamo da...". I evo završne fraze: "Radujemo se daljoj plodnoj saradnji" izražava nadu u dalje poslovne kontakte.

Dakle, razgovarali smo o bontonu poslovne korespondencije. Ova pravila su potrebna kako bi komunikacija bila što ugodnija i plodonosnija. Iskoristite ih i vidjet ćete da su vam poslovi u službi dobro prošli!

Za više informacija o pravilima poslovne korespondencije, uključujući e-poštu, pogledajte sljedeći video.